今回は何もしなくても勝手に帳簿が出来上がる、全自動経理マシーンの作り方をご紹介します。
この記事はこんな方にお勧めです。
- 経理に時間をかけたくない
- 経理にコストをかけたくない
- 自分の成績表（試算表）を早く見たい
- 効率がいい方法が好き
- インターネットバンキングやクレジットカードの使用に抵抗がない
- ITはあまり詳しくないけどこれから挑戦してみたい
全自動経理マシーンとは
コンピューターが自動でデータを集め、勝手に経理をしてくれる仕組みをいいます。
実現すると
- 経理にかける時間
- 経理をする人を雇う人件費
- 税理士に外注する費用
これらをなくすことができます。
さらに人が経理をするより早く、正確にできるので一石二鳥です。
全自動経理マシーン完成までの道のり
することは大きく分けると次の２つです。
- 取引記録をデータで取得する（キャッシュレス化を進める）
- 預金口座などのデータと会計ソフトを連携させる
まず全ての取引をデータで取得できるようにします。（現金取引はデータでは取得できません。キャッシュレス化を進めていきましょう！）
そしてデータを自動仕訳機能を持った会計ソフトに連携させ、自動で経理処理をさせるのです。
スフィンクス所長事業用専用口座と事業用専用カードを作る
銀行口座やクレジットカードは必ず事業用専用のものを用意します。
もし事業用と家用の取引が混在してしまうと、それぞれを分けて経理処理する手間が発生することに。
この無駄を省略するために必ず専用口座と専用カードを作りましょう。
インターネットバンキングの手続きをする
インターネットバンキングを開設すれば、取引記録がデータで取得できます。
インターネットバンキングは銀行によって月額利用料が違うので、最初の銀行選びは慎重にしましょう。
なお、当サイトでは楽天銀行をお勧めしています。
楽天銀行は個人、会社ともにインターネットバンキングの月額利用料が０円なうえに、振込手数料も安く抑えられます。
また、楽天銀行はネット銀行のため、手続き不要でインターネットバンキングが使えます。
現金取引は可能な限りやめる。
現金取引はどうやっても会計ソフトとの連携ができません。
そのため領収書を見ながら、会計ソフトに入力していく作業が必要になります。
現金取引が増えれば増えるほど経理の手間が増えてしまいます。
日々の経費の支払いは、可能な限りクレジットカードや電子マネーでしましょう。
ここが自動経理マシーンを作る一番の難関。
スフィンクス所長レジはタブレットレジを使う
飲食店や小売店のように売上を現金で受け取る商売もありますよね。
タブレットレジを使えば売上のデータを会計ソフトと連動させることができます。
費用面でも普通のレジスターを買うより安く抑えられますので、おすすめです。
全自動経理マシーンに適した会計ソフトを使う
ここまでお膳立てしたのに、データ連携に不向きな会計ソフトを使ってしまったら意味がありません。
会計ソフトは全自動経理マシーンを作るために生まれたといってもいい、マネーフォワード会計を使いましょう。
この会計ソフトはデータ連携を大前提として作られています。
連携方法について、とても分かりやすく親切に説明してくれるので、ＩＴ初心者でも安心して使えます。
スフィンクス所長自動処理のルールを設定する
自動連携の設定が完了したら、銀行口座、クレジットカード、レジなどから取引データがどんどん送られてきます。
この送られてきたデータをどのような勘定科目で処理するかを会計ソフトで設定します。
例えば、Ａ社からの入金があったら「売上」で処理、Ｂ社への支払いがあったら「仕入」で処理。
というように相手先ごとに処理のルールを設定します。
一度ルールを設定してしまえば、次回以降ルールに従って自動で経理処理をしてくれます。
データ連携と処理ルールの設定を繰り返していくと次第に何もしなくても経理がすべて出来上がっている状態になります。
- 現金取引をやめる
- すべての取引記録をデータで取得する
- データをMFクラウドで仕訳に変換する
- 仕訳変換のルールを設定
- データ取得の都度、ルールを設定
- 次第にルールの設定がいらなくなる
- 何もしなくても帳簿が完成する
スフィンクス所長まとめ
全自動経理マシーンは、あなたの時間とコストを節約してくれる大切な資産になります。
ぜひ挑戦してみてくださいね。
